Loin de là !
Lorsqu’une entreprise et un établissement de recherche trouvent le Graal, c’est-à-dire un compromis après plusieurs mois de négociations, arrive l’étape ultime : la signature du contrat. On a tendance à imaginer (surtout en tant que petite entreprise) que cette étape ne prendra que le temps d’un clic, grâce à la signature électronique. Mais on est loin du compte !
Le processus de signature requiert du temps :
Selon les PME, 5,7 semaines en moyenne, avec une médiane à 4 semaines.
Selon les offices de transfert de technologie (TTO), entre 4,2 et 4,5 semaines en moyenne, avec une médiane à 2 semaines.
Ces chiffres proviennent de l’étude France Biotech « Transfert de technologie en santé – État des lieux, bonnes pratiques & recommandations », 3ème édition 2024. L’étude ne couvre que le périmètre des contrats de transfert de technologie, les PME et le secteur de la santé, mais la longueur du processus de signature reste un problème systémique, tous contrats et périmètres confondus.
Les raisons susceptibles de causer ces délais sont multiples :
– Si la quasi-totalité des entreprises ont adopté une signature électronique, ce n’est pas encore le cas des établissements de recherche. Seulement 83% des TTO interrogées par France Biotech avaient mis en place un processus de signature électronique en 2023 (contre 73% en 2020).
– Le refus des grands acteurs publics et privés (grands groupes) à utiliser une solution de signature électronique autre que la leur.
Ces 2 premières raisons causent des désaccords et les acteurs finissent par retourner à une signature manuscrite, accompagnée des techniques plus ou moins ingénieuses (ex. la signature en étoile) pour réduire les délais associés à l’acheminement par la poste. Cette technique est source de pertes de documents originaux.
– Les processus internes de validation et les outils associés, souvent trop complexes et/ou inadaptés; manque d’empowerment des négociateurs.
Vous avez eu l’accord des négociateurs et vous pensez que tout est fini? Malheureusement pour beaucoup d’établissements de recherche cet accord ne fait qu’enclencher un processus interne de validation et/ou de signature susceptible d’impliquer des allers-retours avec d’autres partenaires académiques ; pour les grands groupes l’accord des négociations entraine souvent la validation par de nombreux départements, dont certains ne sont pas (directement) impliqués dans les négociations.
– Un système de délégation de pouvoir et/ou de signature non adapté.
– La disponibilité et l’information complète des signataires.
– La priorisation (on ne le répètera jamais assez : un e-mail invitant à signer devrait être la priorité absolue).
Je recommande donc d’anticiper au maximum la signature de votre contrat, surtout lorsqu’il est lié à une clôture budgétaire, à une levée de fonds ou à d’autres moments critiques pour une entreprise.